Dokumentacja potrzebna przy organizowaniu wycieczek
/zgodnie z Zarządzeniem MEN z 29.09.1997r. w sprawie zasad organizowania przez szkoły krajoznawstwa i turystyki/





Podstawowe dokumenty wymagane podczas organizowania wycieczek szkolnych

  1. Zgoda rodziców na udział dziecka w wycieczce.
  2. Regulamin wycieczki podpisany przez wszystkich uczestników.
  3. Karta wycieczki.
  4. Lista uczestników.
  5. Program wycieczki zawierający: cel wycieczki, trasy, zwiedzane obiekty,
    jednodniowe - wpisany do karty wycieczki,
    kilkudniowe - osobny program dołączony do karty wycieczki.
  6. Kompletną dokumentację wycieczki należy przedłożyć do zatwierdzenia przez dyrektora szkoły, najpóźniej na trzy dni przed planowaną wycieczką.


Przykładowa Karta wycieczki w Beskid Śląski z Katowic.

Cel i założenia programowe wycieczki:

  1. poszerzenie wiedzy zdobytej na lekcjach geografii, biologii i historii;
  2. poznanie środowiska geograficznego, historii, zabytków, gospodarki w Beskidzie Śląskim;
  3. poznanie w praktyce związków zachodzących między elementami środowiska geograficznego i na jego tle działalności człowieka;
  4. kształtowanie samorządności, zasad współżycia w zespole i świadomej dyscypliny;
  5. upowszechnianie aktywnego wypoczynku, kształtowanie kultury turystyki, wyrabianie sprawności fizycznej.

Trasa wycieczki Katowice - Wisła Uzdrowisko - Wisła Czarne - Dolina Białej Wisełki - Barania Góra - Schronisko na Przysłopie - Pietraszonka - Istebna Zaolzie /nocleg/ - Kiczora - Stożek - Kobyla - Wisła Dziechcianka - Wisła Uzdrowisko - Katowice.

Termin wycieczki : 13 i 14 czerwiec 2000 r.

Liczba dni : 2

Klasa : VII

Liczba uczestników : 20

Kierownik wycieczki :

Liczba opiekunów : 2

Środek lokomocji : kolej, autobus.

Oświadczenie

W poczuciu odpowiedzialności za bezpieczeństwo życia i zdrowia powierzonej mej opiece młodzieży na czas trwania w/w wycieczki /imprezy/, zobowiazuję się do bezwzględnego przestrzegania przepisów, dotyczących zasad bezpieczeństwa na wycieczkach dla dzieci i młodzieży.
Opiekunowie grup wycieczkowych : Kierownik wycieczki
Imię i nazwisko / podpis/ podpis
pieczęć szkoły dyrektor szkoły



Harmonogram wycieczki stanowi integralną część karty wycieczki.

data
godzina
godz.
/km/
Miejscowość Program, adresy punktów noclegowych i żywieniowych
13.06.00
5.46
- Katowice przejazd koleją
7.55 - Wisła Uzdrowisko przejazd autobusem PKS
8.30
10.45
0.00
1.15
Wisła Czarne-Dolina Białej Wisełki
rezerwat przyrody
wycieczka piesza
zapoznanie uczestników wycieczki z budową geologiczną Beskidu Śl., działalnością erozji rzecznej, ćwiczenia z orientacji w terenie
omówienie przyrody Beskidu Śl.jej zależności od klimatu oraz ochrony środowiska
13.15
14.30
2.30
3.15
Barania Góra-schronisko PTTK na Przysłopie przerwa na obiad, wypoczynek


17.30


19.30
5.30

Istebna Zaolzie


nocleg w szkolnym schronisku młodzieżowym "Zaolzianka", omówienie działalności PTSM, przypomnienie regulaminu szkolnych schronisk młodzieżowych /SSM/, zapoznanie z kulturą ludową Zaolzia

wieczornica, podsumowanie dnia
14.06.00
7.30
8.00

-
0.00
Istebna Zaolzie
śniadanie
wycieczka piesza
9.00 1.00 Istebna tartak w czasie wycieczki zapoznanie uczestników z hydrografią terenu /europejskim i głównym działem wód/, specyfiką klimatu Zaolzia
12.30
14.00
3.30 Stożek omówienie panoramy Beskidu Śląskiego, działalności PTTK, historii turystyki, w tym schroniska PTTK na Stożku.
obiad - wypoczynek
16.00 5.00 Wisła Dziechcinka -
16.30 5.30 Wisła Uzdrowisko w mieście, zapoznanie młodzieży z rozwojem Wisły jako ośrodka wypoczynku. Znaczenie rzeki Wisły dla kraju. Podsumowanie wycieczki.
17.15
19.26
- Katowice przejazd koleją, zakończenie i rozwiązanie wycieczki.
UWAGA :w górach zamiast kilometrów podaje się czas przejścia danego odcinka trasy.
Adnotacje władz nadrzędnych : Zatwierdzam:
/pieczęć i podpis
dyrektora szkoły-
placówki/





Zasady organizacji
wycieczek szkolnych





Podczas przygotowania jak i w czasie trwania wycieczek szkolnych, obowiązują następujące zasady ustalone przez władze oświatowe:

  1. Program,skład uczestników oraz kierownika i opiekunów wycieczek lub innych imprez krajoznawczo-turystycznych zatwierdza dyrektor szkoły. Dotyczy to zarówno wycieczek klasowych jak i imprez organizacji społecznych działających na terenie szkoły, w tym również szkolnego klubu /koła/ krajoznawczo-turystycznego PTTK.
  2. Na udział uczniów w wycieczce /z wyjątkiem przedmiotowych/ i w imprezie turystycznej, wymagana jest zgoda rodziców /opiekunów/.
  3. Każda wycieczka i impreza krajoznawczo-turystyczna, powinna być należycie przygotowana i omówiona ze wszystkimi uczestnikami. Przed wycieczką uczestnicy muszą poznać cel wycieczki, trasę, harmonogram zajęć i regulamin wycieczki oraz zasady bezpieczeństwa.
  4. Uczniowie biorący udział w wycieczce lub imprezie krajoznawczo-turystycznej, powinni mieć przydzielone konkretne zadania i wnosić swój wkład pracy na rzecz ogółu.
  5. Na wycieczce /imprezie/ w obrębie tej samej miejscowości, bez korzystania ze środków lokomocji, opiekę sprawuje co najmniej jedna osoba nad grupą do 30 uczniów; gdy jednak wycieczka korzysta ze środków lokomocji, lub udaje się poza miejscowość będącą siedzibą szkoły, opiekę sprawuję jedna osoba nad grupą do 15 uczniów.
  6. Na wycieczce turystyki kwalifikowanej, opiekę sprawuje jedna osoba nad grupą do 10 uczniów, jeśli przepisy szczegółowe nie stanowią inaczej.
  7. Długość dziennych odcinków trasy i tempo, należy dostosować do możliwości najsłabszego uczestnika wycieczki.
  8. Wszyscy uczestnicy szkolnej wycieczki i imprezy krajoznawczo-turystycznej powinni być objęci powszechnym ubezpieczeniem młodzieży szkolnej.

Kalkulacja
wycieczki







Kalkulację należy przeprowadzić na podstawie następujących elementów kosztów:

  1. noclegów;
  2. wyżywienia z rozbiciem na śniadania, obiady, kolacje oraz świadczenia dodatkowe, jak np. paczki żywnościowe;
  3. transportu w oparciu o obowiązujące taryfy przewozowe, a w przypadku autokaru-wyliczoną możliwie dokładnie liczbę kilometrów przebiegu lub liczbę godzin;
  4. obsługi przewodnickiej;
  5. wstępów (do muzeow, obiektów turystycznych) i przejazdów (kolejkami linowymi, statkami itp.);
  6. imprez kulturalnych i sportowych;
  7. ubezpieczeń;
  8. pilotażu.


Do poszczegółnych pozycji biuro podróży dolicza marżę, czyli narzuty za swoją działalność usługową. Wysokość marży zależy od rodzaju świadczeń oraz wielkości stosowanych zniżek.
Trzy pierwsze elementy kalkulacji usług podstawowych określają standard usług danej imprezy turystycznej. Standard ten może być ustalony bądź przez biuro podróży (przy wycieczkach wzorcowych o z góry ustalonym programie i koszcie), bądź też przez klienta zamawiającego wycieczkę. Dotyczy to zarówno wyboru kategorii zakładu noclegowego, wielkości i wyposażenia pokoi, dziennego limitu wyżywienia, wyboru środka lokomocji, jak i również ilości zwiedzanych obiektów, imprez kulturalnych itp. Wartość poszczególnych świadczeń oparta jest na aktualnie obowiązujących cenach jednostkowych z doliczeniem marż.
Omówienia wymagają trzy sprawy: podział limitu żywieniowego, ustalenie kosztów przejazdu autokarem oraz wysokość stosowanych marż.
W programach imprez turystycznych przyjmuje się trzy posiłki dziennie, a z dotychczasowej praktyki wynika, że podział limitu wyżywienia dziennego kształtuje się w następujących proporcjach: śniadanie(ś) ok.20%, obiad(o) ok.45%, kolacja(k) ok.35%. W cenie posiłku zawarte są również narzuty przewidziane w gastronomii (Procent za obsługę, za tzw. działalność rozrywkową oraz dodatki sezonowe).
W przypadku przygotowania suchego prowiantu, zamiast przewidzianego programem posiłku, wartość paczki ustala się w ramach limitu przewidzianego na dany posiłek.
Przy obliczaniu kosztów przejazdu autokarem stosuje się dwa rodzaje stawek: za przejechanie 1 kilometra lub za 1 godzinę pracy pojazdu.
Do kosztów obliczonych na podstawie stawki za przejechanie 1 km. lub według stawki godzinowej biuro podróży dolicza 20% marży.
W niektórych przypadkach, np. dla wycieczek szkolnych, marża ta może być mniejsza (15 do 10%).
Stawkę obliczaną na podstawie liczby przejechanych kilomentrów stosuje się dla wycieczek turystycznych, a stawkę godzinową przy zwiedzaniu miasta, wyjazdach w najbliższe okolice, przewizach (transferach) turystów z dworca do hotelu itp.Przy stosowaniu obu stawek do kosztów wlicza się liczbę kilometrów lub godzin zużytych na dojazd autokaru z garażu na miejsce podstawienia i z powrotem.
Bardzo istotne jest dokładne poinformowanie klienta, jakim typem autokaru dysponuje biuro podróży na określoną wycieczkę oraz jakie zapewnia wygody. Lepiej jest bowiem zrezygnować z obsługi imprezy niż wprowadzać klienta w błąd.

Rozliczenie
imprezy






Rozliczenie stanowi ostatni etap organizacji imprez turystycznych i jest odbiciem finansowym realizacji jej przebiegu. Rozliczenie sporządza się na podstawie rachunków otrzymanych od usługodawców oraz rachunków wydatków dokonanych przez pilota. Rachunki te powinny być dokładnie sprawdzone pod względem merytorycznym (zgodność z potwierdzną ilością i jakością zrealizowanych usług), jak i formalnym (prawidłowość sporządzenia). Rachunki opatrzone numerem imprezy przekazywane są do działu finansowego biura w celu dokonania zapłaty wystawcom (usługodawcom). Po otrzymaniu wszystkich rachunków sporządza się zestawienie kosztów imprezy i po doliczeniu obowiązujących marż i opłat wystawia się fakturę zleceniodawcy. Faktura powinna być sporządzona w trzech egzemplarzach, z których jeden otrzymuje klient listem poleconym, drugi-dział księgowości biura, a trzeci umieszczony jest w teczce imprezy. Wszystkie dokumenty finansowe, związane z kosztami imprezy, powinny być włączone do odpowiedniej teczki.Rozliczenie imprezy powinno być dokonane w jak najkrótszym terminie,w ciągu 10-14 dni.

powrót